Pour un professionnel de la santé, il n’est pas toujours évident, voire impossible, de gérer soi-même l’accueil et la gestion des patients. Par conséquent, la mise en place d’un service adapté peut s’avérer utile pour mieux s’organiser, et surtout, pour gagner en efficacité. Recourir au télésecrétariat est ainsi considéré comme une excellente alternative, par rapport à un secrétariat médical classique. Comment ce service fonctionne-t-il, et quels sont ses principaux avantages ?
En quoi consiste un service de télésecrétariat médical ?
Le télésecrétariat médical est un service à distance chargé d’assurer une permanence téléphonique, pour le compte des professionnels de la santé. Peu importe le type de structure considéré (hôpital, clinique privée cabinet médical, etc.), ce prestataire met en place un dispositif de gestion performant, destiné à organiser les opérations liées à la prise en charge de la patientèle. Qu’il s’agisse de l’accueil, la gestion des prises de rendez-vous, le traitement de courriers, ou encore, la réception et la redirection d’appels, cette solution innovante permet à un praticien de gagner en efficacité, tout en optimisant ses activités. Grâce à l’accompagnement de secrétaires spécialement formés aux métiers de la santé, l’externalisation est un moyen de répondre à des besoins spécifiques, et ce, quelle que soit la spécialisation. En plus d’améliorer le quotidien du médecin, ce service est aussi considéré comme un tout nouveau modèle de gestion, en matière de ressources humaines. Il permet ainsi de faire des économies sur les charges patronales, les frais d’équipements et les procédures d’embauches, d'autant plus qu'il peut être adopté de façon ponctuelle ou permanente.
L’externalisation : une solution à la fois flexible et sécurisée
Miser sur un centre d’appel spécialisé en télésecrétariat médical, c’est avant tout, faire le choix d’une solution flexible. Même en dehors des horaires de travail, la permanence est assurée afin de permettre la continuité des consultations. L’accueil téléphonique étant la première étape de la mise en relation entre le praticien et le patient, un dispositif efficace de traitement de données garantit un échange d’informations en temps réel. Cette solution permet aussi de mieux appréhender certains événements imprévus, comme l’annulation de rendez-vous, l'aménagement du planning de consultation, ou bien l'ajustement des consignes. Pour garantir le secret professionnel, il faut savoir que l’accès aux informations se fait de manière entièrement sécurisée, et seulement avec l’autorisation du client. D’ailleurs, la sous-traitance s'opère dans le respect de la déontologie et des règles éthiques propres à la profession. Pour exercer ses activités, le prestataire doit obligatoirement se conformer à la réglementation en vigueur, notamment celle qui concerne les données personnelles et médicales (règlement européen RGPD).
Les principaux avantages du recours à la gestion externalisée
Opter pour un système de secrétariat externalisé est un moyen d'avoir à sa disposition des agents qualifiés, sans pour autant procéder à un recrutement en interne. Avec leur expérience, ces prestataires sont les mieux placés pour prodiguer les meilleurs conseils aux patients sur les questions médicales, pour ensuite les orienter vers un service approprié. Cette solution est appréciée en raison de l’important gain de temps qu’elle procure. En effet, les temps d’attente sont considérablement réduits, grâce à la capacité du prestataire à prendre en charge un grand nombre d’appels. En plus d’améliorer l’image du centre de soins, cette réactivité constitue un gage de qualité supplémentaire, surtout, pour les fréquentes situations d'urgences. Avec plusieurs formules de télésecrétariat disponibles et un accompagnement sur-mesure, ce service s’adapte à toutes les situations, même pour des besoins particuliers. Toutefois, pour avoir la certitude de trouver la meilleure offre, il est important de bien définir son projet avant de faire un choix. Il ne faut pas aussi hésiter à mettre en concurrence plusieurs professionnels, en leur soumettant des demandes de devis.